GoBD und E-Mail-Archivierung, erklärt
Die GoBD verlangt für geschäftliche E-Mail, die als Handelsbrief gilt oder sich auf eine Buchung bezieht, dass sie über Jahre vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt wird, nicht nur gespeichert; genau dafür ist Osiris' Archivschicht in Entwicklung. Der Rest dieser Seite beantwortet genau, was das bedeutet und was davon heute schon gebaut ist.
Geschäftliche E-Mail, die als Handelsbrief gilt oder sich auf einen Buchungsvorgang bezieht, ist nach deutschem Recht eine steuerlich relevante Unterlage. Die GoBD, das Verwaltungsschreiben des Finanzministeriums zur ordnungsgemäßen Buchführung, setzt konkrete, überprüfbare Anforderungen daran, wie diese Unterlage aufbewahrt werden muss, nicht nur wie lange.
Was das Gesetz tatsächlich verlangt
- Aufbewahrung: 6 Jahre für Handelsbriefe (§ 257 HGB, § 147 AO), 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse.
- Kernanforderung der GoBD: Unterlagen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar sein, mit Verfahrensdokumentation und einem Änderungsprotokoll, und im Originalformat aufbewahrt werden: Eine E-Mail bleibt eine E-Mail, kein Ausdruck.
- „Zeitgerecht“ speziell ist der Grund, warum Journaling, nicht ein periodischer Postfach-Sync, der richtige Erfassungsmechanismus ist: ein Sync sieht nur, was beim Laufen noch da ist, während Journaling eine Kopie erfasst, bevor ein Nutzer das Original ändern oder löschen kann.
- Neben der DSGVO: ein Löschkonzept nach Ablauf der Aufbewahrung, die Möglichkeit, für eine Betroffenenanfrage personenbezogen zu suchen, und ein Legal Hold, der nur mit dokumentiertem Grund eingesetzt wird.
Was Osiris' Archivschicht leisten soll (sobald sie ausgeliefert ist)
Journal-Eingangsbestätigung von Exchange Online per SMTP als primärer Erfassungsweg (mit Graph- und IMAP-Sync als Ergänzung, ausdrücklich als nachträglich erfasst gekennzeichnet, wo Journaling nicht möglich war), eine täglich verankerte Hash-Kette, sodass eine Veränderung erkennbar ist, S3-kompatibler Objektspeicher mit Hardware-Object-Lock als geplantes Standardziel für Unveränderlichkeit auf Speicherebene, mandantenbezogene Aufbewahrungsrichtlinien mit Legal Hold, Volltextsuche, EML-Export mit einem geprüften Manifest, und ein signierter Nachweisbericht je Mandant. Nichts davon ist bereits verfügbar. Es ist in Entwicklung, nicht ausgeliefert; siehe die Roadmap für den genauen Status, unddie detaillierte Design-Dokumentation für das vollständige technische Ziel.
Was wir nicht behaupten, und auch nach dem Release nicht behaupten werden
Nicht „GoBD-zertifiziert“: Ein solches Zertifikat gibt es gar nicht zu beanspruchen, da die GoBD selbst ausdrücklich festhält, dass Finanzbehörden keine positiven Bestätigungen ausstellen. Osiris wird sagen, dass das Archiv für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegt ist, und die konkreten Maßnahmen hinter dieser Aussage benennen, nie „zertifiziert“ oder „konform“ als bloße, unqualifizierte Behauptung, und nie als Ersatz für die Prüfung durch Ihren eigenen Steuerberater oder Datenschutzbeauftragten. Das passt dazu, wo das Archiv enthalten ist: in denBusiness- und Service-Provider-Editionen, sobald es ausgeliefert ist.
Häufig gefragt
Was verlangt GoBD für E-Mail-Archivierung?
Geschäftliche E-Mails, die Handelsbriefe sind oder sich auf einen Buchungsvorgang beziehen, sind steuerlich relevante Unterlagen: 6 Jahre Aufbewahrung für Handelsbriefe (§ 257 HGB, § 147 AO), 8 Jahre für Buchungsbelege. Die GoBD (das Verwaltungsschreiben des Finanzministeriums) verlangt darüber hinaus, dass diese Unterlagen vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar, im Originalformat aufbewahrt werden, mit Verfahrensdokumentation und einem Protokoll jeder Änderung.
Ist Osiris' Archiv GoBD-zertifiziert?
Ein solches Zertifikat gibt es überhaupt nicht zu beanspruchen: Die GoBD selbst stellt klar, dass Finanzbehörden keine positiven Bestätigungen ausstellen, weder im Rahmen einer Prüfung noch sonst, und dass ein Zertifikat eines Dritten die Finanzbehörde ebenfalls nicht bindet; die Verantwortung bleibt beim Steuerpflichtigen. Osiris formuliert, dass sein Archiv für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegt ist, und benennt die konkreten Maßnahmen, nie „zertifiziert“ oder „konform“ als unqualifizierte Behauptung.
Ist die für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegte Archivschicht jetzt schon verfügbar?
Nein. Sie ist in Entwicklung, nicht ausgeliefert. Der aktuelle Stand, und was bereits gebaut ist gegenüber dem, was noch geplant ist, wird auf der Roadmap nachgehalten.